Google Vault で電子情報開示のエクスポートと訴訟のための記録保持を簡素化する 3 つのベスト プラクティス
Gregory Anderson
Product Manager, Google Workspace
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SIGN UP※この投稿は米国時間 2025 年 4 月 25 日に、Google Workspace blog に投稿されたものの抄訳です。
Google にはお客様から、電子情報開示のプロセスに最適なアプローチを選択できる柔軟性が極めて重要であるとの声が寄せられています。柔軟性がないと、電子情報開示は時間がかかり、リソースを大量に消費し、費用がかさむ可能性があります。Google は、Google Workspace のお客様にワークフローやビジネス プロセスの選択肢を提供し、電子情報開示の負担を軽減することに取り組んでいます。Workspace は、組み込みの DLP、AI 分類、信頼ルール、IRM、共有ポリシーに加え、組織がそのニーズを総合的に満たすポリシーを確立できるよう支援する、ドキュメントの情報開示と保持の管理機能により、電子情報開示にネイティブに対応しています。
Google Vault は、電子情報開示と情報ガバナンスの分野でお客様のニーズに応える重要な役割を果たしています。本日は、Vault で電子情報開示と調査のワークフローを効率化する方法について、お客様からよくある質問 3 つへの回答として、パートナーとの新しい技術的な統合を利用したベスト プラクティスをご紹介します。
さらなる調査に備えるために、大規模なエクスポートを管理するにはどうすればよいか？
情報開示や調査では、関連する情報を特定するために追加の分析を必要とする、非常に大規模なエクスポートが求められる場合があります。Google Vault は、実績のあるサードパーティの電子情報開示アプリケーションと連携して動作する API ファーストのソリューションです。これらのアプリケーションは、これらのエクスポートを処理、確認、分析のために取り込む、信頼できる外部サービスとなります。サードパーティ アプリケーションが提供するさまざまな検索ツールとフィルタリング ツールを使用することで、お客様は情報開示のプロセスで時間と労力を大幅に節約できます。
Relativity、Reveal、Everlaw、Exterro、Casepoint、Disco などの電子情報開示ツールは、Vault にシームレスに統合され、電子情報開示のファネル全体を促進します。Relativity、Everlaw、Reveal では、GCP Marketplace を通じた追加の統合により、アプリケーション内で Vault からのエクスポートと取得を自動化することもできます。
ベスト プラクティスとして、Vault と統合されたこれらのシステムのいずれかを利用することで、時間と労力を節約し、Workspace データで情報開示を成功させることができます。
例: ダウンストリーム情報開示処理のための RelativityOne の Vault エクスポート コレクション。
さまざまなユーザーやアプリケーションにわたって、訴訟のための記録保持（リティゲーション ホールド）を維持するにはどうすればよいか？
訴訟のための記録保持の管理は、複数のユーザーや異なる Workspace アプリケーションにわたる場合や、異なる開始日 / 終了日が含まれる場合があり、ユーザーへの通知が必要になる場合もあります。Google は一般的な電子情報開示プロバイダと連携し、それらのプロバイダが Vault API を操作できるようにしました。これらのアプリケーションは、管理者が現在の記録保持を可視化し、新しい記録保持を適用し、訴訟が完了したときに記録保持を解除するのに役立ちます。
Relativity、Reveal、Casepoint、Disco は、お客様がデータを Workspace に保持しながら Vault API を使用して記録保持を管理および可視化するためのアクセスを提供します。
これらの統合により、お客様は訴訟のための記録保持の要件に従いやすくなり、時間と労力を節約できます。
例: CD Disco を使用した、Vault による訴訟のための記録保持の高度な管理。
エクスポートしたデータを理解し、絞り込むにはどうすればよいか？
お客様は通常、ファネル全体の電子情報開示ソリューションに進む前に、関連性を判断し、データ フットプリントを縮小することを目的として、広範なエクスポートを後処理する必要があります。サードパーティのデータ マネジメント プロバイダは、Vault のエクスポートを分析して関連性を判断するために必要なツールでお客様をサポートしています。
Hanzo、Lighthouse、Veritas は、さらなるダウンストリームの情報開示ステップで Vault のエクスポートを処理するのに役立つ追加ツールをお客様に提供しています。
これにより、お客様は情報開示プロセスの早い段階でデータをより簡単に絞り込むことができ、情報開示ファネルの後の段階でのホスティング費用を節約できます。
例: さらなる分析のための Hanzo の Vault エクスポートコレクション。
これらの機能を活用するにはどうすればよいか？
多くのお客様が長年にわたり、こうしたパートナー統合を活用しています。これらの機能を活用する方法について詳しくは、以下の電子情報開示アプリケーションのサイトを参照するか、Google の担当者にお問い合わせください。
-Google Workspace、プロダクト マネージャー Gregory Anderson
